In sommige teksten moet je iets over jezelf schrijven. Op je website, in een offerte of tijdens een verkooppresentatie bijvoorbeeld.
Vaak gaat dat fout. Lees hier waarom je beter niet meteen over jezelf moet beginnen.

 

Stel je voor dat je een date hebt. Dat kan een romantische date zijn, met iemand die je al tinderend hebt weten te interesseren.

Maar het kan ook zakelijke date zijn, met iemand die je bijvoorbeeld je website wilt laten opknappen.

Eén ding is duidelijk: jullie hebben elkaar nog nooit ontmoet.

Stel je nu eens voor dat je in een grand café zit, met een kopje koffie voor je.

Je ziet je date aankomen door de deur, speurend naar jouw gezicht. Als jullie elkaars blik vangen, zwaai je even.

Je date komt naar je toe gelopen.

Je stelt je voor en hij (of zij) ook. “Ik ben Paul(a).”

 

Daarna blijft je date praten.

“Ik ben mijn websitebedrijf begonnen in 2000 en ik heb vooral klanten in de IT. Mijn klanten vinden me geweldig. Ik heb ook heel veel certificaten gehaald. En ik krijg altijd 5 sterren in werkspot. Verder werk ik het liefst met grote bedrijven, zoals Shell, maar voor kleinere bedrijven voel ik me echt niet te veel, dus ik ben eigenlijk voor iedereen beschikbaar. Mijn slogan is niet voor niets: Een betere website begint bij Paul(a). Ik voel echt dat dit het begin is van een goede relatie waarin ik veel voor jou kan betekenen. Ik weet het zeker.”

Je hebt een paar keer je mond open gedaan en geprobeerd ertussen te komen. Tevergeefs.

Wat denk jij? Hoe groot is de kans dat Paul(a) en jij inderdaad een relatie aangaan?

Hoewel de kans vast niet helemaal 0% is, schat ik de kans laag in.

Niemand houdt van mensen die alleen maar over zichzelf wauwelen.

Te veel over jezelf schrijven, meteen aan het begin

Toch is dit precies wat er veel gebeurt in zakelijke teksten.

Je ziet het op websites: “Welkom bij ABC bouwbedrijf. Wij zijn een bladiebla bouwbedrijf met 100 jaar ervaring”.

En in offertes met als eerste hoofdstuk “Over ons”.

En in verkooppresentaties waarin Even voorstellen de titel van de tweede dia is (na de titeldia).

Onder deze koppen komt een blurb die vergelijkbaar is met het verhaal van Paul(a) uit het voorbeeld.

Allemaal met de deur in huis, pratend over zichzelf. Over jezelf schrijven, vinden de meeste mensen lastig, maar ze doen het aan de lopende band.

 

In het echte leven doet bijna niemand dit

Iets wat ze ‘in het echt’, met een levend mens voor zich, nooit zouden doen. Ze kijken wel uit.

Dan stellen ze vragen, maken contact met hun potentiële klant. Ze zorgen ervoor dat hun klant zich speciaal voelt.

Dat is slim, want als klanten zich bij jou speciaal voelen, kiezen ze eerder voor jou.

Dat geldt niet alleen in romantische relaties, maar ook in zakelijke relaties.

En niet alleen als je met iemand in één ruimte bent, maar ook als je schrijft. Op je website. In je offerte. In je pitch.

 

Confronterend maar waar

Dit is nou precies zo’n onderwerp waarvan deelnemers in mijn training zeggen: “Ik vind het confronterend dat ik dit niet zelf heb bedacht.”

Toch is het niets om je voor te schamen. Er was een tijd dat beginnen over jezelf in een tekst normaal was. Maar de tijden zijn veranderd.

Klanten van nu zijn veeleisender. Ze willen onverdeelde aandacht van jou. Ze verwachten maatwerk van je.

Als je nu niet 100% op je klant gericht bent, kun je wel inpakken. Voor jou 10 anderen die wel klantgericht zijn.

Het is echt niet heel ingewikkeld om die klant het gevoel te geven dat hij speciaal is in je tekst. Zelfs zonder dat het jou veel extra tijd kost.

Daarom gaat in alle schrijftrainingen die ik geef, een deel over klant- en lezergerichtheid.

 

Oprechte interesse in je lezer laten zien in je tekst

Het is trouwens helemaal geen trucje. Maar over jezelf schrijven vraagt wel om oprechte interesse in je lezer.

Ben jij echt geïnteresseerd in je potentiële klanten? En wil je weten hoe je dat in je teksten laat zien?

Misschien is een schrijftraining dan een goed idee. Over websiteteksten of offertes. Of over verkooppresentaties bijvoorbeeld.

Mail me gerust om een afspraak te maken.

Dan maken we kennis, ontdekken welke wensen je precies hebt en of ik daarin iets kan betekenen. En als het antwoord daarop nee is, zeg ik dat natuurlijk ook eerlijk.

Lang geleden schreef ik een blog over of je moet kiezen voor ‘u’ of ‘je’ op je website. Maar hoe zit het met formeel of informeel schrijven in andere teksten? Wanneer kies je voor een formele en wanneer voor een informele toon? Het antwoord is niet simpel, maar als je de volgende vragen beantwoordt voordat je gaat schrijven, kom je tot de juiste beslissing.

 

Vraag 1: Wie is je lezer?

Een vraag die je bij elke tekst moet beantwoorden: voor wie schrijf je? Dat bepaalt voor een groot deel of je formeel of informeel schrijft. Je schrijft immers niet voor jezelf, maar voor ‘hem’. Die ideale lezer.

 

Er zijn waarschijnlijk weinig jongeren zijn die het erg vinden als je hen met ‘je’ aanspreekt, maar onder 50+’ers is de kans groter dat je iemand treft die je antwoordt ‘dat jullie toch niet met elkaar hebben geknikkerd’.

 

Daarnaast is het vooral van belang welke band je met je lezer hebt. Kennen jullie elkaar? Dan schrijf je waarschijnlijk informeler dan als je elkaar nog nooit gezien hebt.

 

Als je spreekt, schakel je ook in toon. Bij een eerste ontmoeting praat je anders met een gesprekspartner dan als je een oude vriend tegenkomt. Zo werkt het ook als je schrijft.

 

Vraag 2: Wat is het doel van de tekst?

Schrijf je een brief waarmee je een verhuurder laat weten dat je je huurcontract wilt opzeggen? Of wil je klanten enthousiasmeren om naar de klantendag te komen? Een tekst die als doel heeft lezers te enthousiasmeren of te overtuigen, is in de regel (iets) informeler dan teksten die puur informatief zijn.

 

Vraag 3: Hoe informeel ben jij?

Je denkt ook na over hoe je – als afzender – wilt overkomen. Ben je een jonge vormgever, dan verwacht de lezer waarschijnlijk een informelere toon van je dan als je namens een advocatenkantoor schrijft. De juiste toon heeft dus niet alleen te maken met leeftijd, eerder met context.

Vraag 4: Welk medium gebruik je om te schrijven?

Een formele What’sApp is gek. Net zo gek als het zou zijn als je een informele brief van de gemeente over het herinrichten van de straat waar je woont. Bij een informeel medium past een informele toon. Een e-mail is informeler dan een brief. Een What’sApp is informeler dan een e-mail.

 

Vraag 5: Wat versta jij precies onder formeel of informeel schrijven?

De hamvraag is misschien wel wat jij vindt wat formeel of informeel schrijven is. Het is niet per definitie zo dat een een tekst waarin je ‘u’ gebruikt direct formeel is en een tekst met ‘je’ informeel. Natuurlijk doet de aanspreekvorm iets met de tekst, maar niet alles.

Ook de woorden die je kiest, maken de tekst formeel of informeel. Het woord ‘echter’ bijvoorbeeld is een echt schrijfwoord. Er zijn maar weinig mensen die het woord gebruiken als ze spreken. Daarmee wil ik niet zeggen dat je zou moeten schrijven zoals je praat. Maar een tekst wordt vaak wel leesbaarder als je ‘opgepoetste spreektaal’ gebruikt. Dus liever ‘maar’ dan ‘echter’, en liever ‘als’ dan ‘indien’.

 

Een voorbeeld over formeel of informeel schrijven

Een voorbeeld van een formeel intro in een offertetekst:

Geachte heer De Vries,

Naar aanleiding van ons prettige onderhoud d.d. 24 oktober jl. doe ik u de offerte toekomen inzake project X.

 

 

Hetzelfde voorbeeld maar dan informeel:

Hallo Piet,

Wat een tof gesprek hadden we met elkaar afgelopen maandag over project X! De offerte met wat we voor jullie kunnen doen, zit in de bijlage.

 

Ik denk dat er ook nog een derde variant is, die je vrijwel altijd kunt gebruiken: de zakelijk-neutrale toon:

Beste Piet,

Afgelopen maandag 24 oktober, spraken wij over project X. Je vertelde ons over de uitdagingen die jullie in dit project zien. We denken graag met jullie mee. In de bijlage vind je de offerte met ons plan van aanpak.

 

Of, dezelfde tekst maar dan in de ‘u’-vorm:

Geachte heer De Vries,

Afgelopen maandag 24 oktober, spraken wij over project X. U vertelde ons over de uitdagingen die ADBC in dit project ziet. We denken graag met u mee. In de bijlage vindt u de offerte met ons plan van aanpak.

 

Als je de vragen uit dit artikel naast de laatste versie legt, dan krijg je de volgende antwoorden:

Vraag 1: Wie is hier de lezer? – dat is niet helemaal duidelijk. In ieder geval Piet de Vries met wie je het gesprek hebt gehad. Maar offertes leven in organisaties vaak een eigen leven: die worden doorgestuurd. Naar managers, naar beslissers. Dan is een informele toon misschien niet zo handig. Dan denken ze misschien dat er sprake is van handel onder vriendjes.

 

Vraag 2: Wat is het doel van de tekst? – het doel is de lezer te overtuigen. In de eerste plaats te overtuigen om door te lezen. In de tweede plaats om je voorstel aan te nemen. Enthousiasme is dus wel op z’n plaats. Een heel formele toon (zoals in het eerste voorbeeld) mist dat enthousiasme.

 

Vraag 3: Wie ben jij? – Je ziet jezelf als een zakelijk partner van de organisatie van De Vries. Je wilt in een offerte graag deskundig overkomen en vertrouwen wekken. Te joviaal taalgebruik (zoals in het tweede voorbeeld) is dan minder gepast.

 

Vraag 4: Welk medium gebruik je om te schrijven? – een offerte is een officieel document. Steeds vaker worden offertes digitaal verstuurd, maar wel als pdf, zodat het er op een beeldscherm ook uitziet als een brief. Ik denk dat een zakelijke toon hier op zijn plaats is.

 

Kortom, een zakelijk-neutrale toon met een vleugje enthousiasme lijkt me hier de beste keus.

 

Bij welke teksten twijfel jij wel eens of je formeel of informeel moet schrijven? Laat het me weten in de opmerkingen hieronder, dan denk ik graag met je mee.

 

© Suzanne Meijles