Archief voor de "Schrijven – tips" categorie

Aanbesteding: 3 tips om snel je tekst te verbeteren

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

3 tips om tekst aanbesteding te verbeterenEen aanbestedingstekst schrijven is lastig. Om meerdere redenen. Je weet bijvoorbeeld niet precies wie je lezer is. Ook heb je vaak geen gesprek, alleen een leidraad. En de antwoorden op de vragen die jij stelt in de vragenronde, lezen je concurrenten ook. Hoe kun je jezelf dan onderscheiden met een aanbestedingstekst?

 

Uiteraard is het belangrijkste om inhoudelijk een sterk verhaal te hebben met goede referenties. Hoe meer vergelijkbare projecten je hebt gedaan, hoe groter de kans op het winnen van een aanbesteding of tender. Ik ga er nu niet op in of dat een eerlijke manier is. Het is op dit moment de werkelijkheid.

 

Maar zelfs als je de inhoud goed op orde hebt, dan is het een kunst om je te onderscheiden van je concurrenten in een aanbestedingstekst. Een van de manieren is op de vorm. Een heldere aanbestedingstekst die prettig leest, kost een beoordelaar gewoonweg minder moeite.   Hoe schrijf je een aanbestedingstekst waarin je een beoordelaar snel naar de passages leidt die voor hem (of haar) belangrijk zijn?

Hieronder lees je 3 tips. Die tips gelden trouwens niet alleen voor teksten voor een aanbesteding. Vrijwel elke tekst verbetert als je de adviezen toepast.

 

Tip 1: Herhaal de kernwoorden uit de aanbestedingsleidraad in de tekst

In de leidraad en in de toelichting lees je welke onderwerpen de aanbestedende dienst belangrijk vindt, in zijn woorden. Een valkuil die ik regelmatig tegenkom in teksten voor een aanbesteding is dat een potentiële opdrachtnemer liever eigen woorden gebruikt. Bijvoorbeeld in de leidraad vraagt de aanbestedende dienst:

Beschrijf specifiek op welke wijze inschrijver borgt dat de criteria worden behaald en continu worden verbeterd.

Een beoordelaar wil snel zien waar hij iets vindt over ‘Borging’. Dan is het niet handig om een kopje met als titel ‘Proces’ te gebruiken.  Dan kan hij lang zoeken. Gebruik daarom liever als kopje bijvoorbeeld:

‘Borging proces’

of

‘Continue borging’.

Zo maak je het de beoordelaar gemakkelijk de juiste tekst te vinden bij zijn vraag. Je kunt ook het kopje aanvullen met jouw belofte. Bijvoorbeeld

‘Borging proces door … [jouw oplossing]’

 

Tip 2: Breng lucht in je tekst

Je bent in een aanbesteding altijd gebonden aan een vast aantal woorden of pagina’s. Dat werkt vaak inde hand dat schrijvers zo veel mogelijk tekst op een pagina proberen te krijgen.

Witregels sneuvelen als eerste.

Toch zijn die witregels enorm belangrijk om lucht te krijgen in je tekst. Als je een stuk tekst hebt van meer dan 10 regels, wordt dat voor de lezer een tekstbaksteen. En die liggen zwaar op de maag. Jouw tekst is namelijk niet de enige tekst die de beoordelaars lezen bij een aanbesteding.

Door witregels geef je je lezer wat adem. Dan kan hij nadenken over wat je hebt geschreven en veel gemakkelijker scannen naar jouw antwoord op zijn vraag.

Heb je te veel woorden? Denk dan aan de stelregel van Stephen King. Als hij zijn manuscript af heeft, is het zijn doel de tekst minimaal 10% in te korten. Het lukt hem altijd. Ik heb van andere schrijvers wel eens gehoord dat elke tekst ook met 30% minder woorden toe kan.

Kortom: zorg voor veel witregels, na elke alinea één. En als dat niet lukt na je eerste versie, dan ga je schrappen in je tekst totdat het wel lukt.

 

Tip 3: Schrijf wat je bedoelt Schrijf concreet, helder en begrijpelijk. Dus geen 18e eeuws, zoals

‘de randvoorwaarden welke wij schetsten in de vorige paragraaf’.

Schrijf zoals je zou willen spreken. In verzorgde spreektaal wordt dat:

‘de randvoorwaarden die u las in de vorige paragraaf’.

 

Schrijf daarnaast ook wat je inhoudelijk bedoelt. Woorden als ‘regelmatig’ horen niet thuis in een tekst voor een aanbesteding of tender. Wat is dat ‘regelmatig’? Eens per dag, eens per week of eens per maand? Hetzelfde geldt voor het woord ‘worden’. Dat maakt dat in die zin vaak niet helder is wie iets gaat doen. Kijk maar eens naar het volgende voorbeeld:

Er wordt wekelijks overlegd waarvan ook een verslag wordt gemaakt.’

Wie vergaderen er hier? En wie maakt dat verslag? Het komt veel duidelijker over als je schrijft:

‘Wekelijks overleggen vertegenwoordigers van alle betrokken partijen. Wij zorgen (Of: Inschrijver zorgt) ervoor dat u hiervan een verslag ontvangt.’

Concurrenten bij een aanbestedingstekst

Wat gebeurt er nu als je concurrenten deze tips ook lezen (en ze succesvol toepassen)? Die vraag werd me laatst gesteld tijdens een mini-workshop die ik gaf over het verbeteren van teksten voor aanbestedingen.

Wat gebeurt er als iedereen helder, concreet en toegankelijk zijn beloften in een aanbesteding kan verwoorden? Dan gaat het erom wie het beste de klantvraag inhoudelijk weet te beantwoorden.

Maar je kunt ook de vraag stellen: welke voorsprong heb je als je concurrent de bovenstaande tips niet toepast en jij wel?
Het zijn eenvoudige ingrepen die je misschien net die paar punten verschil opleveren waarmee je een aanbesteding of tender wint.

 

Dit artikel verscheen eerder als gastblog op MargrietHilde. Ik ben nieuwsgierig naar jouw ervaringen met aanbestedingsteksten. Wil je ze met me delen? Je kunt hieronder je reactie achterlaten. Alvast bedankt.

Goede boeken over schrijven

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Wat zijn goede boeken over schrijven? Als je de ambitie hebt om zelf te schrijven, wil je ook weten welke goede boeken over schrijven er al geschreven zijn. In deze blogpost lees je over mijn 3 favoriete Engelstalige boeken over schrijven.

Lees verder »

Artikel schrijven? 3 tips om te starten

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Artikel schrijvenAls mensen voor het eerst nadenken over een artikel schrijven, gaat dat vaak gepaard met gedachten als ‘Wat heb ik nou te melden?’ of ‘Er zit niemand op mijn verhaal te wachten.’ Laat ik eerlijk zijn: ik heb het ook gedacht. En toen ik eenmaal had besloten dat ik een artikel wilde schrijven, volgde de gedachte: ‘Dan moet ik wel publiceren op de opiniepagina van NRC Handelsblad’… En toen kwam er weer niets uit mijn pen, dat zul je misschien begrijpen. Inmiddels schrijf ik al een poosje artikelen. Wil jij ook een artikel schrijven? Hieronder lees je 3 tips om te starten.

 

Lees verder »

Hoe je een foutloze tekst schrijft

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Houd jij ervan een fout te ontdekken in een belangrijke tekst die je al verstuurd hebt? Ik niet. Er zijn mensen die zich misschien niet storen aan fouten in teksten, maar ik ben ervan overtuigd dat iedereen het liefste foutloze teksten schrijft. Toch sluipen er in bijna elke tekst kleine fouten.

Is het mogelijk een foutloze tekst te schrijven? Natuurlijk. Je leest hieronder hoe je snel de puntjes op de i zet.

Lees verder »

Prijs in een verkooptekst: wat is de beste plaats?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

prijs in een verkooptekstEen tekst waarmee je iets wilt verkopen, kan meestal niet zonder een prijs. Maar waar kun je de prijs in een verkooptekst het beste plaatsen?

 

In veel verkoopteksten zie ik dat de prijs onderaan staat. En dan maakt het niet uit of het een offerte is, wervende webcopy of een flyer.  Toch is afsluiten met de prijs in een verkooptekst niet handig.

Lees verder »

Een goede titel die je lezer in beweging zet

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Een titel is een breed begrip. Breder dan je misschien denkt. Natuurlijk schrijf je er een boven een artikel. Maar je vindt ook een titel bij een wervende tekst. En de onderwerpregel in een e-mail kun je ook zien als een titel.

Met een titel help je je lezer snel te beslissen: moet ik deze tekst nu lezen, later lezen, of niet lezen? Een titel is dus een wegwijzer voor je lezer. Met een titel wil je verleiden én informatie geven. Je wilt je lezer laten doorlezen, je wilt hem in beweging zetten. Hoe kom je nu tot een goede titel?

 

Lees verder »

Afkortingen: lekker kort en bondig?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

afkortingen

 

 

 

Afkortingen bieden uitkomst in e-mails, memo’s en rapporten. Teksten moeten namelijk kort zijn, vinden veel mensen. Op een A4’tje bij voorkeur. En ze mogen niet te veel tijd kosten om te schrijven. Afkortingen zijn lekker kort en kosten weinig tijd om te typen. Toch is het gebruik van afkortingen niet aan te raden…

Lees verder »

Volgorde van argumenten: welke is het meest overtuigend?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Voor een overtuigende tekst heb je argumenten nodig. Als je alle gegevens analyseert, krijg je zowel sterke en zwakkere argumenten om je standpunt te onderbouwen. Is er iets te zeggen over de volgorde waarin je argumenten opneemt in je tekst? Welke volgorde is het meest overtuigend?

Als je een overtuigende tekst schrijft, sta je voor de keuze welke argumenten je opneemt in je tekst en in welke volgorde. Bekijk de volgende opties en bedenk wat jij zou doen:

 

A. Ik beschrijf eerst zwakke argumenten, dan de sterke argumenten en sluit af met zwakke argumenten.
B. Ik beschrijf eerst zwakke argumenten en eindig met sterke argumenten.
C. Ik beschrijf eerst de sterke argumenten en daarna de zwakkere argumenten.
D. Ik beschrijf alleen de sterke argumenten. De zwakke laat ik weg.

 

Er zijn verschillende experimenten gedaan om te onderzoeken of de volgorde van argumenten invloed heeft op de overtuigingskracht. Een metastudie van Burgoon uit 1989 onderscheidt drie volgordes:

anticlimaxvolgorde - sterk-zwak-argumentDe eerste volgorde is de anticlimaxvolgorde. In deze volgorde begint de schrijver met sterke argumenten, om daarna de zwakke te beschrijven (optie C). Deze volgorde zou je kunnen verklaren uit wat men in de sociale psychologie het primacy-effect noemt: informatie die je het eerste hoort, blijft het beste hangen.

 

piramidevolgorde: zwak-sterk-zwak-argumentDe tweede volgorde die Burgoon onderscheidt, is de piramidevolgorde. Daar begin je met zwakke argumenten, de sterke zet je in het midden, om vervolgens af te sluiten met zwakke argumenten. Deze volgorde komt overeen met optie A.

 

climaxvolgorde: zwak-sterk-argumentDe derde volgorde is de climaxvolgorde, waarbij je begint met zwakke argumenten en eindig je met de sterkste argumenten (optie B). Je bouwt je argumenten dus op. De idee achter deze volgorde is waarschijnlijk het recency-effect: wat je als laatste hoort of leest, onthoud je het beste.

 

De conclusie van Burgoon is dat de piramidevolgorde minder overtuigend is dan de climaxvolgorde en de anticlimaxvolgorde. Maar het maakt verder voor de overtuigingskracht weinig uit of je nu gebruik maakt van de climax- of de anticlimaxvolgorde. Ze zijn beide even effectief.

Daarbij plaatst Burgoon wel de opmerking dat er een risico schuilt in het achteraan plaatsen van de sterke argumenten. Minder gemotiveerde lezers lezen slordiger. Dan gaat het primacy-effect op: in het begin van de tekst hebben deze lezers nog wel aandacht, maar deze verslapt tijdens het lezen. Dan is de kans aanwezig dat je lezer minder aandacht schenkt aan de sterke argumenten, gewoonweg omdat ze pas later in de tekst ter sprake komen.

Misschien heb jij gekozen voor optie 4: je wilt alleen de sterke argumenten opnemen. Dat lijkt voor de hand te liggen. Jij hebt namelijk in je analyse gewikt en gewogen. Je bent heel gefocust en cognitief geëngageerd aan de slag gegaan met de informatie.

Maar de meeste lezers zijn niet zo gefocust. Zodra een tekst minder relevant voor een lezer is, neemt ook de mate van aandacht voor een tekst af. Het resultaat is dan een oppervlakkige lezer. En van oppervlakkige lezers is het bekend dat ze evenveel overtuigd worden door sterke als door zwakke(re) argumenten. Ik schreef daar al eens over in het artikel over bijvoeglijke naamwoorden in overtuigende teksten. Je kunt dus best een wat zwakker argument opnemen in je tekst.

argumentatie sterk-zwak-sterkAls je deze resultaten naast elkaar zet, kun je tot de conclusie komen dat je het beste kunt kiezen voor een mix. Dat betekent dat je begint met sterke argumenten; de zwakke argumenten in het midden plaatst en eindigt met sterke argumenten. Maar dat is dan weer niet wetenschappelijk bewezen (voor zover ik heb kunnen vinden).
Hoe beargumenteer jij het liefste? Waarom? Ik lees graag over jouw ervaringen. Laat je het me weten?

 

Een artikel afsluiten, hoe doe je dat?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Er is weinig zo erg als een artikel zonder einde. Natuurlijk moet je een artikel afsluiten, denk je misschien. Maar in de praktijk eindigen veel artikelen heel abrupt, de lezer in vertwijfeling achter latend of hij misschien iets gemist heeft … Hoe kom je tot een goed slot van je artikel? Ik geef je graag een paar tips.

 

De twee moeilijkste alinea’s om te schrijven in een artikel zijn de eerste en de laatste alinea. Aan de eerste alinea besteed ik veel tijd in de training Zakelijke blogartikelen schrijven, maar hier vind je alvast wat tips voor de laatste alinea van een artikel. Die laatste alinea is niet te vergelijken met de laatste alinea van een rapport of memo. Daar verwacht de lezer in de laatste alinea een samenvatting en een conclusie.

 

Een artikel afsluiten met een samenvatting is niet zo geschikt. Voor je lezer is het vaak mosterd na de maaltijd: hij heeft – als het goed is – net je hele artikel gelezen en heeft je boodschap nog helder voor de geest. Als je dan nog eens een opsomming geeft van de belangrijkste punten, is dat slaapverwekkend.

 

Weinig sprankelend artikel afsluiten

Ik kwam de onderstaande laatste alinea tegen in een artikel over wanbetalers:

Slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen kunnen jaarlijks een aanzienlijke schadepost voor uw onderneming betekenen. Het lang openstaan van vorderingen heeft directe gevolgen voor de liquiditeit van uw onderneming. Ook kan het voorkomen dat rekeningen helemaal niet worden betaald, waardoor uw winstprognose opeens omslaat in een daadwerkelijk verlies! Hoewel er altijd hardnekkige wanbetalers zullen blijven bestaan, kan een goed uitgestippeld debiteurenbeleid de schade aanzienlijk beperken.

 

Het is een samenvattende alinea van alle punten die verder in het artikel werden genoemd. Een weinig sprankelend einde …

 

Hoe sluit je een artikel dan wel goed af? Dat hangt een beetje af van het soort artikel dat je schrijft. Hieronder beschrijf ik vijf manieren om een artikel af te sluiten.

 

1. De maakt-de-cirkel-rond-afsluiting

Deze afsluiting verwijst naar iets wat je in de inleiding hebt genoemd. Als je in de intro een vraag hebt gesteld, kun je als afsluiting het antwoord geven. Zo maak je het verhaal rond.

Als voorbeeld hiervan laat ik je graag de eerste zin lezen van de intro van een column van Karen Romme in het FD:

Een van de moeilijkste aspecten van ondernemen is dat je veel vaker moet kiezen dan mensen in loondienst.

Die beginzin verbindt ze mooi met de eerste zinnen van de slotalinea:
Maar over al die onderwerpen komen geen columns. Ik heb andere keuzes gemaakt en dit is mijn laatste voor Het Financieele Dagblad. Dat is niet mijn eigen keuze. Maar soms ben je als ondernemer blij als anderen voor je kiezen. (…)


 2. De oproep-tot-actie-afsluiting

De oproep tot actie mag niet ontbreken in een wervend artikel. In een wervend artikel schrijf je over een veelvoorkomend probleem. Je kunt zo’n artikel eindigen met wat een lezer moet doen om dat probleem op te lossen.

Ik vond het volgende voorbeeld in een artikel van een counsellor over stress bij (startende) ondernemers:

Zou jij graag willen weten wat je gevoel jou eigenlijk wil ‘wijsmaken’? Neem dan eens een kijkje in het boek ‘Geweldloze Communicatie’ van Marshall Rosenberg. Of ga eens praten met een counsellor bij je in de buurt. Counsellors zijn gespecialiseerd in het verwoorden en verbinden van gevoelens aan behoeften en dit kan je wellicht veel duidelijkheid en ordening opleveren.

De vraag die de schrijver stelt is misschien niet de meest wervende, maar de oproep tot actie staat er wel. Er staan er zelfs twee! Als jij een wervend artikel schrijft, beperk je dan tot één oproep tot actie, zodat je lezer precies weet wat hij moet doen.

 

3. De afsluiting met een prikkelende stelling

Een artikel afsluiten met een stelling zet de lezer aan het denken. Dit einde kun je bijvoorbeeld gebruiken bij een betogend of opiniërend artikel.

In een artikel over zorgtaal las ik bijvoorbeeld deze laatste alinea:

Maar het toppunt van taalziekte in de zorg is een uitspraak van een beleidsmedewerker van zorgondernemersorganisatie ActiZ. In het jargon van deze zorgonderneming liggen mensen in een verpleeghuis niet meer op sterven. Nee, deze stervende mensen hebben ‘het einde van hun zorgcarrière bereikt’. Hier is de mens verworden tot een vinkje in een computersysteem. Hier is elke warmte uitgeperst. Niet alleen patiënten zijn ziek in de zorg.

 

 

4. De succes-ermee-afsluiting

Je kunt een tips- of instructieartikel afsluiten met een wens of het uitspreken van hoop. Met een tipsartikel geef je je lezer een aantal adviezen, waarmee je hoopt dat hij of zij er zijn of haar voordeel mee kan doen. Met die hoop kun je ook eindigen:

Ik wens je veel succes bij een effectieve start van innovatie in jouw organisatie.

Het is misschien niet de meest flitsende afsluiting, maar wel een waarmee je je lezer laat zien dat je het artikel voor hem hebt geschreven.

 

5. De vraag-afsluiting

Net als een prikkelende stelling zorgt een vraag ervoor dat de lezer gaat nadenken. Je kunt kiezen voor een echte vraag of voor een retorische vraag, waarbij je eigenlijk geen antwoord verwacht. De vraag als einde kun je vrijwel bij elk soort artikel gebruiken.

Ik kwam een artikel tegen over impact die privéberichten op sociale media kunnen hebben op de organisatie met deze laatste zinnen:

Wat is uw mening? Betreft het hier privézaken of is ingrijpen nodig? En wie moet daarover een beslissing nemen binnen de organisatie? Heeft u al ervaring met dergelijke situaties?

Ik vind dat er hier te veel vragen achter elkaar worden gesteld. Ik weet als lezer eigenlijk niet meer over welke vraag ik nu moet nadenken. Maar ik word wel geprikkeld door de vragen.

 

Bij een nieuwsartikel is die laatste alinea trouwens gemakkelijk: een nieuwsbericht heeft geen afsluitende alinea. Daarin moet de laatste alinea eenvoudig weggelaten kunnen worden, want het belangrijkste nieuws staat in het begin van het artikel.

Waarschijnlijk heb je een voorkeur voor een bepaalde afsluiting. Misschien nodigen bovenstaande afsluitingen je uit om eens een ander einde aan je artikel te schrijven?

 

Ik lees graag wat jouw ervaringen zijn als je deze tips toepast. Je reactie hieronder is dus van harte welkom.

Sneller schrijven: 5 tips

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Sneller schrijven De meestgehoorde grief tegen schrijven is dat het tijd kost. Sneller schrijven is daarom een wens van de meeste cursisten in mijn trainingen. Hoe schrijf je een tekst in minder tijd? In dit artikel zet ik 5 snelle tips voor je op een rij.

 

Lees verder »