Afkortingen bieden uitkomst in e-mails, memo’s en rapporten. Teksten moeten namelijk kort zijn, vinden veel mensen. Op een A4’tje bij voorkeur. En ze mogen niet te veel tijd kosten om te schrijven. Afkortingen zijn lekker kort en kosten weinig tijd om te typen. Toch is het gebruik niet altijd aan te raden…

Het is waar dat korte woorden sneller te lezen zijn dan langere woorden. Dat is zeker van belang als je teksten schrijft die van een beeldscherm worden gelezen. Zo kun je beter een woord als ‘websiteteksten’ omschrijven als ‘teksten voor je website’. Wel langer, maar ook duidelijker (en ook sneller te lezen).

Afkortingen zijn toch lekker kort?

Nu lijken afkortingen misschien ook korte woorden. Je hoeft immers maar drie of vier letters te typen ‘ivm’ of ‘dmv’ of ‘ihkv’. Maar in werkelijkheid is een afkorting voor je lezer een code die hij moet ontcijferen. Waar staat die afkorting ook alweer voor?

Het ontcijferen van een afkorting kost een paar milliseconden als een lezer de afkorting snel herkent. Dat lijkt weinig. Toch kost het meer als je een afkorting leest die minder bekend is. Ook veel afkortingen achter elkaar vertragen het leesproces.

Een bijkomend nadeel is dat het gebruik van veel afkortingen gehaast overkomt op je lezer. Afkortingen kunnen je lezer het idee geven dat jij de moeite niet hebt genomen de woorden uit te schrijven. Misschien was je helemaal niet gehaast. Maar een afkorting kan dat wel met zich meebrengen. Schrijf afkortingen dus liever uit.

Alle woorden uitschrijven?

Moet je dan alle afkortingen uitschrijven? Nee, hoor! Een handige regel is dat je een afkorting uitschrijft als je de afkorting zou uitspreken als je het zou zeggen. Je schrijft dus ‘in plaats van’ en geen ‘ipv’, want je zegt ook geen ‘ie pee vee’. Maar je schrijft wel btw, want niemand spreekt dat uit als ‘belasting toegevoegde waarde’.

Dus wel:         tv, havo, mp3 en sms

Maar niet:      i.t.t., e.e.a, nl., o.i.d, m.i., a.h.w.

Natuurlijk zijn er ook afkortingen die in een organisatie heel gewoon zijn om te gebruiken, maar die een lezer (nog) niet kent. Dat kun je oplossen door zo’n woord één keer voluit te schrijven, en daarna de afkorting tussen haakjes te plaatsen.

Het is wel handig de term in een nieuwe paragraaf of in de conclusie wel weer uit te schrijven, om de scannende lezer te helpen. Die heeft de uitleg van de afkorting misschien gemist…

Mag je dan in e-mail ook geen afkortingen gebruiken? Die vraag komt standaard op als ik dit onderwerp behandel in een training. Er is natuurlijk geen ‘afkortingenpolitie’; er staat geen straf op het gebruik van afkortingen. Het gaat volgens mij dan ook niet om of je afkortingen wel of niet ‘mag’ gebruiken

Volgens mij gaat het erom dat je je bewust bent van je lezer. Je schrijft voor hem (of haar). Je schrijft niet voor jezelf. Een afkorting is dus vooral handig voor jezelf, als je aantekeningen maakt of in je dagboek schrijft bijvoorbeeld. Maar help je lezer! Schrijf afkortingen dus uit als je een tekst de wereld instuurt.