Artikelen met de Tag "tekst"

Het geheim van een klantmagnetische offerte

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Bijna 15 jaar geleden kreeg ik een van mijn eerste opdrachten. Mondeling werd me toegezegd dat het bedrijf graag een nieuwsbrief wilde. Zonder offerte of opdrachtbevestiging ging ik, in blind vertrouwen enthousiast aan de slag. Ik was blij dat er iemand in me geloofde.

Daarom wilde ik het liefst niet praten over geld, maar direct laten zien wat ik kon. Na een maand stuurde ik mijn eerste factuur. Toen weigerde mijn opdrachtgever opeens te betalen. Hij vond dat ik de opdracht niet goed had begrepen. Bovendien wist hij niet dat het “zo veel” geld zou kosten.

Na tussenkomst van een brief van een bevriende advocaat, maakte mijn opdrachtgever uiteindelijk wel het geld over. Ik was mijn opdracht kwijt. Maar een onbetaalbare ervaring rijker: ik ga nooit meer een opdracht aan zonder vooraf duidelijke afspraken te maken.

Maar een offerte schrijven is voor veel mensen de combinatie van twee zaken waar ze niet voor hebben geleerd. In de eerste plaats is het een juridisch document: het moet duidelijk zijn welke afspraken tegen welke voorwaarden gelden. Daarnaast moet je die juridische materie formuleren in een toch nog leesbaar document.

Het resultaat is vaak een tekst met soms houterige zinnen en opsommingstekens waarachter algemene informatie staat. Veelal overduidelijk geknipt-en-geplakt uit andere offertes. Want het maken van een offerte kost tijd. Tijd die je niet kunt declareren.

De teleurstelling is dan ook groot als een potentiële opdrachtgever niet voor je kiest. Het kan je het gevoel geven dat het helemaal voor niets is geweest. Zeker bij een opdracht die je graag had uitgevoerd, kan die afwijzing ook pijn doen. Soms voelt het alsof niet alleen je aanbod wordt afgewezen, maar indirect ook jij! Rationeel weet je misschien dat dit niet waar is, maar het kan zo wel voelen…

Waarom maakt de ene dienstverlener van bijna elke offerte een opdracht?En wordt een ander het elke keer net niet? Natuurlijk zijn er meer factoren die meespelen, maar ik ben ervan overtuigd dat sommige ondernemers denken dat een offerte over de prijs en over de voorwaarden gaat. En dat is een inschattingsfout.

Natuurlijk is een offerte een juridisch document met een prijsvoorstel. Maar daar houdt het niet op. Eigenlijk begint het daar pas. En dat is het geheim van een klantmagnetische offerte: het gaat veel minder over de prijs dan je denkt.

Wat moet een offerte dan nog meer bevatten om klanten aan te trekken? Het antwoord is even simpel als doeltreffend: je offerte is ook een relationele tekst. Een offerte is een document waarmee je kunt bouwen aan je een relatie met je klant.

Veel mensen denken echter dat ze nog geen relatie hebben met een potentiële klant. Maar zodra jij een potentiële klant hebt gesproken, heb je een relatie met hem. Behandel elke prospect alsof hij al jaren een goede klant van je is. Door te laten zien dat je zijn (of haar) vraag begrijpt en dat jij hebt nagedacht over een passende oplossing. Zo wordt het gemakkelijker om van je offerte een relationeel document te maken.

Dit geldt in mijn ogen zeker voor dienstverleners: mensen die ‘zichzelf, inclusief dienst’ verkopen. Maar het gaat ook op voor andere offertes. Onlangs hadden we hier twee loodgieters over de vloer. Ze stuurden allebei een offerte op. De eerste offerte was beknopt. Ergens halverwege de pagina stond: loodgieterwerkzaamheden 1eetage. Met het bedrag erachter. Daaronder stond een opsomming met verwijzing naar algemene voorwaarden, dat het inclusief btw was etc.

De andere offerte was iets uitgebreider. Ook had de loodgieter een aantal foto’s toegevoegd van de leidingen die vervangen moesten worden. Verder had hij precies samengevat waar wij welke aanpassing wilde. Inclusief de niet-zo-standaard-oplossing die wij hadden bedacht voor de kruipruimte.

De prijs was weliswaar iets hoger, maar toch hebben we voor deze tweede offerte gekozen. Want de laatste offerte gaf ons het vertrouwen dat deze loodgieter ons had begrepen. Laat ik eerlijk zijn: als de prijs heel erg veel hoger zou zijn geweest dan die in de eerste offerte, zou ik waarschijnlijk toch voor de eerste hebben gekozen. Maar nu was er een acceptabel verschil in prijs.

Een offerte is – naast een juridisch document – dus een manier om klanten aan te trekken. Je kunt je ermee onderscheiden van andere aanbieders. En alvast bouwen aan de relatie met je klant. Zodat de drempel om voor jou te kiezen, lager wordt.

Wat je daarvoor moet doen? Praat met je potentiële klant! Niet alleen tijdens een acquisitiegesprek of aan de telefoon. Ook op papier. Vertel wat je ziet en hoort, vat samen waarover je hebt gesproken en overtuig je klant van de oplossing die jij biedt. En welk resultaat dat geeft. Geef je potentiële klant de kans je te leren kennen en geef hem het vertrouwen dat jij degene bent die de klus moet klaren.

 

© Suzanne Meijles, ProTaal

Wil je reageren op dit artikel? Dat stel ik zeer op prijs. Gebruik hiervoor het onderstaande formulier.

Wat te doen bij gebrek aan inspiratie?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Je wilt een artikel schrijven. Een leuk artikel, of in ieder geval een informatief, aantrekkelijk artikel. Maar hoe dichter je bij je zelfopgelegde deadline komt, hoe meer andere zaken er ‘opeens’ op je pad komen die veel urgenter lijken. Je hebt gewoon geen inspiratie! Waar moet je over schrijven? Hoe moet je beginnen? In dit artikel lees je wat je kan helpen om uit je inspiratiedip te komen.

Wat gebeurt er eigenlijk als je geen inspiratie ervaart? Vaak heeft het te maken met zelfopgelegde druk: er moet een leuk, interessant, waardevol artikel komen. Het liefst ook nog met een beetje humor. En snel graag. Terwijl je ook nog honderdduizend andere kleine en grote dingen wilt en moet doen. Opeens komt de gedachte bij je op: wie zit er nou op jouw ideeën te wachten? Ben ik eigenlijk wel origineel?

Al die gedachten kunnen je verlammen. Probeer ze te vervangen door gedachten die je productief maken. Als je al eerder een artikel hebt geschreven, bekijk dan nog eens de reacties die je daarop hebt gehad. Blijkbaar heb je wel iets waardevols te vertellen.

En als je nog nooit iets geschreven hebt, hoeft je eerste artikel echt niet direct baanbrekend te zijn. Je mag de lat best wat lager leggen. Vaak weet je veel meer dan je lezer. Iets wat voor jou een grote, open deur lijkt, kan voor een ander een eye-opener zijn.

Vraag je ook af hoe reëel is het om heel snel een artikel te schrijven. Wat is snel? Als je het nog nooit gedaan hebt, en je hebt geen cursus gevolgd en je hebt geen boek, alleen wat goede voorbeelden, dan kost het je misschien wel 8 uur. Maar ook dat is geen onoverkomelijke hoeveelheid tijd, toch?

Je kunt jezelf bijvoorbeeld een limiet stellen aan het aantal uur dat je er per dag aan wilt werken. Bedenk ook dat je een artikel echt niet in een hoeft af te maken. Je kunt er de volgende dag nog even aan werken. En de dag erna ook nog.

De volgende anekdote over Simon Vestdijk kan je misschien ook helpen. Elke dag om 9.00 uur begon Simon Vestdijk achter zijn bureau. Hij pakte zijn schrift (ja, voor het computertijdperk) en begon te schrijven, de hele dag door. Tot 17.00 uur ’s middags, elke dag. En als hij ’s middags om 15.00 uur een boek had afgerond, pakte hij gewoon een nieuw schrift. Dan begon hij met de opzet van een nieuw boek. Zo schreef hij 63 boeken!

Ja, zul je misschien denken, Simon Vestdijk had overduidelijk geen gebrek aan inspiratie. Maar dit voorbeeld laat ook zien dat schrijven weinig met inspiratie te maken heeft. Schrijven is vooral beginnen met schrijven. Noeste arbeid, niets romantisch aan.

Zet een kookwekker eens op 15 minuten en dwing jezelf die 15 minuten door te schrijven. En kijk dan eens wat er op papier staat. Doordat je met een artikel bezig bent, zul je opeens dingen om je heen zien die je eerder niet had opgemerkt. Hoezo, inspiratie?

© Suzanne Meijles, ProTaal

Wil je reageren op dit artikel? Graag! Je kunt hiervoor het reactieveld gebruiken dat je hieronder vindt.

Wat kan er fout gaan op een website?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

In mijn werk zie ik veel websiteteksten. Sommige zijn verlengde visitekaartjes. Andere zijn to the point. Soms spreken websites me aan, maar vaker niet. Wat gaat er nou fout bij sommige websites? En, belangrijker misschien: wat kun je daar aan doen? Daarover gaat dit artikel.

Laatst vroeg een vriendin mij of ik naar haar website wilde kijken. Laat ik haar voorstellen: eind 30, enthousiast en communicatief, representatief en zeer loyaal naar haar klanten. Als je haar gezien hebt, wil je eigenlijk direct zaken met haar doen. Hoe komt het dat zij via haar website geen werk krijgt?

De eerste zin op haar website is: “Tevreden medewerkers zijn een belangrijke bron van kostenbesparing en verhoging van productiviteit.” Raak jij hierdoor enthousiast? Waarschijnlijk niet. Het is een algemene zin die eigenlijk niets zegt.

Websitebezoekers hebben een vraag waarmee ze jouw dienst zoeken. Ga maar na: hoe google jij als jij een goedkoop weekendje naar Rome wilt? Waarschijnlijk op de zoekwoorden: “Rome” + “weekend” + “goedkoop”.

Je komt terecht op een website waar de eerste zin is: “Wilt u een goedkoop weekend in Rome verblijven? Op deze website vindt niet alleen de leukste, sfeervolle betaalbare hotels in het centrum. U kunt hier ook een lijst met leuke restaurants vinden die prima bij uw budget passen.” Wat doe je? Lees je verder? Of klik je weg? Ik durf te wedden het eerste: verder lezen.

Zoekers op het web hebben een probleem. Als je daarop inspeelt op je website, heb je grote kans dat je je lezer vasthoudt. Als je laat zien dat je de vraag kunt oplossen, is er een kans dat hij je beter wil leren kennen. En dat is de eerste stap naar een nieuwe klant.

De volgende stappen kunnen je helpen om de vraag of het probleem van je klant in je websitetekst te verwerken:

1. Maak een lijst van vragen die klanten je hebben gesteld. Waarvoor komen ze bij jou? Waar lopen ze tegenaan? Welke problemen willen ze oplossen?

2. Beschrijf de gevolgen van die problemen. Wat gebeurt er in de organisatie? Hoe uit het zich? Je maakt het probleem daarmee heel beeldend. Tegelijkertijd kun je heel goed laten zien dat jij het probleem begrijpt.

3. Verwerk de problemen en gevolgen op de homepage. Dat kan letterlijk: “Hebt u er last van dat sommige medewerkers te laat komen?” maar ook in de indirecte rede: “U loopt ertegenaan dat sommige medewerkers niet op tijd op hun werk zijn. Dat leidt tot problemen in de planning. En daarmee haalt u uw geformuleerde doelen niet.”

Zie je wat er gebeurt? Het is vergelijkbaar met het goedkope weekendje Rome: je krijgt een beeld. En dat is wat je wilt. Je wilt dat je lezer zich herkend voelt door wat jij beschrijft.

Laat zien dat je je (potentiële) klant begrijpt. Dat je snapt waar hij dagelijks mee geconfronteerd wordt. Dat doe je door de aandacht te vestigen op wat zijn probleem is. Dat geeft hem het vertrouwen dat jij hem kunt helpen.

Wil je reageren op dit artikel? Graag! Je kunt daarvoor het veld hieronder gebruiken.

© Suzanne Meijles

Wat kan er fout gaan in een overtuigende tekst?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

geen-overtuigende-tekstIk zat gisteren in een eetcafé. Onderaan de menukaart stond: “Is het geen goed idee om een cadeaubon van Eetcafé Bon te bestellen!!” Ik vraag me af of er klanten zijn die zich door deze vraag geïnspireerd voelen om zo’n cadeaubon te kopen. Deze zin is wel bedoeld als overtuigende tekst, denk ik. Wat gaat er precies mis?

Lees verder »

5 tips om wervende koppen te schrijven die je lezer de tekst inzuigen

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Waarom gebruik je titels en koppen? Om aandacht te trekken? Om nieuwsgierigheid te kweken? Als belofte van wat er gaat komen? Of om je lezer te verleiden door te lezen? Waarschijnlijk allemaal! Toch liegen de statistieken er niet om: 8 van de 10 mensen lezen de titel wel, maar slechts 2 van de 10 lezen ook de rest van de tekst.

Het kan genadeloos mis gaan met koppen en titels. Als je lezer niet wordt geprikkeld door je titel, leest hij je tekst helemaal niet. En heb je voor niets je best gedaan.

Veel mensen denken dat je talent moet hebben om een goede kop te kunnen maken. Maar talent is echt niet nodig. Inspiratie evenmin. Misschien wordt niet iedereen een romanschrijver, maar het schrijven van een informatieve en wervende kop, dat kan iedereen leren.

Hoe schrijf je dan die kop die aantrekt, werft en prikkelend is? Hieronder vind je 5 adviezen die je kunnen helpen.

1. Focus dus op de voordelen die je lezer kan behalen door je tekst te lezen.
Een titel waarin staat wat de inhoud van de tekst oplevert, is aantrekkelijk. En dat zorgt er in de meeste gevallen voor dat de lezer doorleest. Beloof dus in je titel iets wat je in je tekst waar maakt. Bijvoorbeeld: “Nee zeggen tegen je kinderen terwijl het thuis toch gezellig blijft.“

2. Laat in je titel zien welk probleem je oplost: “10 tips om je energierekening te verlagen”.

3. Ook een titel met een vraag die je lezer aanspreekt, helpt om je lezer te laten doorlezen. Je stelt de vraag die je lezer misschien al heeft. Of kan hebben. Maar het is ook mogelijk dat hij niet weet wat hij wilde weten. En dát is prikkelen! Bijvoorbeeld: “Hoe kun je afvallen en toch alles blijven eten wat je wilt?”

4. Beschrijf zo specifiek mogelijk. Dus niet “Een gezonde werkplek” maar “Hoe je in 7 stappen een gezonde werkplek maakt”. Als je een aantal gebruikt, maak je bovendien een heel specifieke belofte. Die extra prikkelt. Je moet je belofte natuurlijk wel weer inlossen.

5. Construeer je koppen op zo’n manier dat je boodschap ook duidelijk is als je lezer alleen de (tussen)koppen leest.
Op die manier geef je je lezer voldoende kans om je tekst te scannen. Je lezer kan dan zelf besluiten of hij de tekst helemaal wil lezen. Een scanbare tekst maak je door bijvoorbeeld witregels in te voegen, kernwoorden vet te maken en door opsommingen te gebruiken.

Het schrijven van een goede kop is belangrijk om je lezer te prikkelen verder te lezen. Want daar gaat het uiteindelijk om: tekst die je schrijft, moet gelezen worden. Een prikkelende titel is een eerste stap. En elke volgende zin is een volgend stapje. Om je lezer weer de volgende zin te laten lezen. Ik hoop dat je met dit artikel weer een stapje verder kunt.

© Suzanne Meijles, ProTaal

Hoe krijgt jouw tekst de juiste toon?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Je hebt een tekst geschreven, bijvoorbeeld voor je nieuwsbrief of je website. Over de inhoud valt niet te twisten: die is gewoon goed. Maar echt uitnodigend, naar de klant toegeschreven, enthousiast? Nee, terwijl je dat in persoonlijk contact wel zo goed naar voren weet te brengen. Maar de toon van je zakelijke tekst is toch wat anders.

Wat is precies de juiste toon? De juiste toon bestaat uit twee componenten. Ten eerste is de juiste toon een toon waardoor je lezer (je klant in veel gevallen) zich voelt aangesproken. Maar alleen dat is niet voldoende. De juiste toon wordt ook gevormd door jouw persoonlijkheid. Dat maakt het ook zo moeilijk om je tekst uit te besteden aan een ander. Die gebruikt waarschijnlijk niet dezelfde woorden als jij.

Dat lijkt eenvoudig. Maar waarom is het dan soms zo moeilijk om de juiste toon te vinden als je schrijft? Omdat we hebben geleerd dat schrijftaal iets heel anders dan spreektaal is. Veel mensen gaan andere woorden gebruiken als ze schrijven. “Dure” woorden. Of woorden uit de 18e eeuw (desalniettemin bijvoorbeeld). En als je schrijft, kun je natuurlijk langer nadenken over je zin. Die zin wordt vanzelf langer als je er steeds iets tussen kan zetten. En zo verdwijnt jouw toon uit je tekst.

Hoe vind je de juiste toon? Zoals ik hierboven al schreef: de juiste toon ben je voor een groot deel zelf. Schrijf dus als jezelf. Welke woorden zou je gebruiken in een gesprek? Hoe zou je iemand uitleggen wat je doet als je hem of haar zou spreken? Schrijf bijvoorbeeld eens een stukje tekst over je bedrijf met je buurman in gedachten als lezer. Wat doet dat met je toon?

Daarnaast spreek je de lezer aan met de juiste toon. Je kunt je lezer aanspreken door letterlijk “je” of “u” te gebruiken. Maar ook door een vraag te stellen. Of een suggestie te doen. Eigenlijk zoals je in het echte leven ook met iemand praat.

Schrijven in de juiste toon is niet veel anders dan praten met je lezer. Dit is geen pleidooi voor Jip-en-Janneke-taal, het gaat namelijk verder dan makkelijke woorden en superkorte zinnen. Het gaat erom dat je tekst jouw persoonlijkheid weerspiegelt. En dat je tekst aansluit bij je lezer, dat je schrijft voor jouw ideale lezer (en niet alleen maar uit jezelf).

Als je praat met je lezer, zul je zien dat de zinnen sneller op papier komen, dat het gemakkelijker wordt om te schrijven. Maar dat niet alleen: je geeft je lezer de kans om je te leren kennen en je te vertrouwen. En dat leidt er uiteindelijk weer toe dat je klanten aantrekt die zich aangesproken voelen door jou.

© Suzanne Meijles

Het geheim van een overtuigende tekst

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Je hebt vast wel eens een tekst moeten schrijven waarmee je iemand moest overtuigen. Natuurlijk zijn er mensen die dat voor hun beroep doen, maar idereen heeft er wel eens mee te maken. Misschien moet jouw tekst zo veel mogelijk mensen enthousiast maken voor een symposium dat je organiseert of wil je dat gewoon iedereen netjes zijn weekstaten invult.

Wat je ook je specifieke opdracht mag zijn, het komt erop neer dat je lezer iets doet wat jij wilt. De vraag is nu: hoe schrijf je een tekst die overtuigt en daarmee mensen aanzet tot actie? In dit artikel lees je wat het geheim is van een overtuigende tekst. En hoe jij je tekst met een aantal eenvoudig toe te passen adviezen overtuigend maakt.

Het geheim van een overtuigende tekst is dat je moet weten dat je lezer lui is. Hij zit niet op jouw tekst te wachten. Is dat een anti-climax? Het is wel waar! En je moet zorgvuldig met die kennis omgaan, het zo inzetten dat het je wat oplevert.

Je lezer leest jouw tekst het liefste niet! Hij doet alles om maar zo min mogelijk te lezen. Je tekst moet daarom verleiden, prikkelen, snel te lezen zijn én een hapklare boodschap bevatten. Klinkt dat eenvoudig? Misschien, maar het in de praktijk brengen is zeker lastig.

Daarom geef ik je een aantal praktische handvatten die je kunnen helpen om je tekst meer overtuigingskracht te geven:

Schrijf kernachtig en gebruik veel wit. Maak het je lezer makkelijk: maak je zinnen en alinea’s kort. Blijf schrappen in je tekst totdat er staat wat je bedoelt. (Vaak is de helft van je oorspronkelijke tekst al genoeg). Gebruik veel wit, want dan kan je lezer eenvoudig ‘scannen’ en overgaan naar een stuk tekst dat hij interessanter vindt. Belangrijke zinnen of woorden vet maken kan hierbij ook helpen (niet te veel, want dat doet het effect teniet).

Beschrijf de situatie vanuit de lezer en niet vanuit jezelf. Schrijvers zijn ertoe geneigd vanuit hun eigen perspectief te schrijven. Dat boeit de lezer over het algemeen geen zier. Het enige waarin een lezer écht geïnteresseerd is, is hijzelf. Op de een of andere manier moet het hem iets opleveren. Zeg eens eerlijk: waarom lees jij dit artikel? Toch ook omdat je hoopt dat je er iets mee kunt doen?

Beschrijf de voordelen zó, dat mensen er zin in krijgen. Als je de voordelen van de lezer zó beschrijft dat hij het plaatje voor zich ziet, dan zal hij eerder geneigd zijn om te doen wat jij wilt. Dus liever: “Een bezoek aan het symposium geeft je in één dag een update van alle relevante vakkennis van het afgelopen jaar.” En niet: “Veel sprekers hebben jarenlange ervaring en vertellen over hun onderzoek”.

Maak het persoonlijk. Schrijf je lezer rechtstreeks aan met je (of u). Schrijf voor één lezer, bijvoorbeeld je favoriete klant, je ideale workshopbezoeker, de meest enthousiaste collega. Je zult zien dat het schrijven gemakkelijker wordt. Maar ook het resultaat is vlotter, directer en persoonlijk.

Zin gekregen om een overtuigende tekst te schrijven? Ik lees graag wat mijn adviezen je brengen. Je kunt een reactie hieronder plaatsen.

(c) Suzanne Meijles