Afkortingen: lekker kort en bondig?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

afkortingen

 

 

 

Afkortingen bieden uitkomst in e-mails, memo’s en rapporten. Teksten moeten namelijk kort zijn, vinden veel mensen. Op een A4’tje bij voorkeur. En ze mogen niet te veel tijd kosten om te schrijven. Afkortingen zijn lekker kort en kosten weinig tijd om te typen. Toch is het gebruik van afkortingen niet aan te raden…

Het is waar dat korte woorden sneller te lezen zijn dan langere woorden. Dat is zeker van belang als je teksten schrijft die van een beeldscherm worden gelezen. Zo kun je beter een woord als ‘websiteteksten’ omschrijven als ‘teksten voor je website’. Wel langer, maar ook duidelijker (en ook sneller te lezen).

 

Nu lijken afkortingen misschien ook korte woorden. Je hoeft immers maar drie of vier letters te typen ‘ivm’ of ‘dmv’ of ‘ihkv’. Maar in werkelijkheid is een afkorting voor je lezer een code die hij moet ontcijferen. Waar staat die afkorting ook alweer voor?

 

Het ontcijferen van een afkorting kost een paar milliseconden als een lezer de afkorting snel herkent. Dat lijkt weinig. Toch kost het meer als je een afkorting leest die minder bekend is. Ook veel afkortingen achter elkaar vertragen het leesproces.

 

Een bijkomend nadeel is dat het gebruik van veel afkortingen gehaast overkomt op je lezer. Afkortingen kunnen je lezer het idee geven dat jij de moeite niet hebt genomen de woorden uit te schrijven. Misschien was je helemaal niet gehaast. Maar een afkorting kan dat wel met zich meebrengen. Schrijf afkortingen dus liever uit.

 

Afkortingen uitschrijven

Moet je dan alle afkortingen uitschrijven? Nee, hoor! Een handige regel is dat je een afkorting uitschrijft als je de afkorting zou uitspreken als je het zou zeggen. Je schrijft dus ‘in plaats van’ en geen ‘ipv’, want je zegt ook geen ‘ie pee vee’. Maar je schrijft wel btw, want niemand spreekt dat uit als ‘belasting toegevoegde waarde’.

 

Dus wel:         tv, havo, mp3 en sms

Maar niet:      i.t.t., e.e.a, nl., o.i.d, m.i., a.h.w.

 

Natuurlijk zijn er ook afkortingen die in een organisatie heel gewoon zijn om te gebruiken, maar die een lezer (nog) niet kent. Dat kun je oplossen door zo’n woord één keer voluit te schrijven, en daarna de afkorting tussen haakjes te plaatsen.

Het is wel handig de term in een nieuwe paragraaf of in de conclusie wel weer uit te schrijven, om de scannende lezer te helpen. Die heeft de uitleg van de afkorting misschien gemist…

 

Mag je dan in e-mail ook geen afkortingen gebruiken? Die vraag komt standaard op als ik dit onderwerp behandel in een training. Er is natuurlijk geen ‘afkortingenpolitie’; er staat geen straf op het gebruik van afkortingen. Het gaat volgens mij dan ook niet om of je afkortingen wel of niet ‘mag’ gebruiken

 

Volgens mij gaat het erom dat je je bewust bent van je lezer. Je schrijft voor hem (of haar). Je schrijft niet voor jezelf. Een afkorting is dus vooral handig voor jezelf, als je aantekeningen maakt of in je dagboek schrijft bijvoorbeeld. Maar help je lezer! Schrijf afkortingen dus uit als je een tekst de wereld instuurt.

4 reacties op Afkortingen: lekker kort en bondig?

  1. Wat een leuk onderwerp! Als tekstschrijver doe ik dit automatisch goed (weet ik na het lezen van dit blog), maar dit is wel een handige uitleg om aan klanten te geven die er wel mee worstelen. Dit is weer een eye-opener dat je klant soms heel andere vragen heeft, dan de items waar je zelf in eerste instantie aan denkt. Bedankt voor je mooie blog!

  2. Leerzaam artikel over afkortingen Suzanne.
    ‘ihkv’ afkorting is mij bijvoorbeeld niet bekend.
    Goede uitleg over wel btw, tv, havo maar niet a.h.w., nl.,
    Het is een bewust worden van verschillen en niet verschilsbewustwording.

  3. Marjolein schreef:

    Ik zou graag eens van zakelijke lezers vernemen hoe zij aankijken tegen het afkorten van
    met vriendelijke groeten
    naar
    m.vr.gr.

    ik vind dat zelf persoonlijk heel onvriendelijk overkomen, maar misschien ben ik een uitzondering?
    let wel: het gaat om een zakelijke mail naar relaties (niet naar collega’s)

    • Suzanne Meijles schreef:

      Ik ben het met je eens, Marjolein. Als je m.vr.gr. zou uitspreken, krijg je een onvriendelijk klinkend gegrom :-). Je bent dus in ieder geval niet alleen. Ik ben ook benieuwd of wij samen een uitzondering zijn!

Plaats jouw reactie.