Aanbesteding winnen?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

aanbesteding-schrijvenNiemand begint aan een aanbesteding als je denkt dat je geen kans maakt. Toch zijn er bij elke aanbesteding meer verliezers dan winnaars. Dat triggerde bij mij de vraag ‘Is er winst te behalen in tijd en schrijfaanpak bij het schrijven van aanbestedingsteksten?’

 

Om het antwoord te vinden op die vraag, interviewde ik in oktober 2016 acht mensen die met aanbestedingsteksten bezig zijn.

 

Ze werken in verschillende branches: van architectenbureaus tot een detacheerder. Met verschillende rollen: tendermanagers, directeuren, projectmanagers, tekstschrijvers en een pr- en acquisitiemedewerker. Hun scoringspercentages op aanbestedingen lopen uiteen van 5% tot 80%.

 

Met de kanttekening dat 8 interviews geen representatief beeld kunnen schetsen, deel ik hieronder graag de verschillen en overeenkomsten in antwoorden. Zie ze als ‘best practices’.

 

Een aanbesteding kun je verliezen op tekst

Een aanbesteding kun je verliezen op tekst. Bijna 90% antwoordt dat ze een aanbesteding of tender weleens aantoonbaar verloren hebben op tekst. Feedback na uitschakeling was dan bijvoorbeeld: ‘In de tekst is niet gebleken dat…’

Deze feedback kwam op tekstgedeelten waarvan de inzenders zelf dachten dat het punt helder verwoord was. “Blijkbaar hebben we het dan niet goed genoeg uitgelegd,” zei een van de respondenten.

Met algemene tekst win je geen aanbesteding

Met algemene teksten win je niet. De meeste respondenten zeggen dat ze ervan overtuigd zijn dat een tekst die naadloos aansluit op de uitvraag, een grotere kans van slagen heeft. Toch is daar vaak geen tijd voor.

Vooral onder tijdsdruk grijpen veel schrijvers van aanbestedingen naar eerder geschreven teksten. Soms is dat een algemene tekst van de website. Andere keren is het een slimme database met teksten die in eerdere aanbestedingen goed hebben gescoord.

Een mix van ‘bewezen geslaagde algemene tekst’ waar het kan en ‘teksten op maat voor deze opdracht’ waar het moet, lijkt in tijdnood de beste strategie.

 

Lastig in het schrijfproces: onduidelijke doelgroep, onduidelijke vragen en te weinig tijd

Een van de lastigste zaken in het schrijfproces is de doelgroep, zeggen veel respondenten. Voor wie schrijf je? Wat is hun kennisniveau? Kun je vaktermen gebruiken? Of moeten het juist simpele teksten zijn, waarmee je misschien bij professionals de plank misslaat?

Daarnaast maakt de vraagstelling het schrijven niet gemakkelijk, zeggen een paar geïnterviewden. Vragen zijn niet altijd even duidelijk. Of bevatten meerdere vragen in één. “Dan gaat er veel tijd verloren aan discussies over wat er met een vraag bedoeld wordt,” zegt een van de respondenten.

Tijd blijft een lastig punt. Tijd vinden om ongestoord aan een tekst te werken. De korte tijd die er soms tussen uitvraag en inleverdatum is. En de tijd van het jaar waarin veel tenderaanvragen binnen komen: vlak voor de zomervakantie, dus minder mensen om mee te schrijven.

 

Wint het bedrijf met de beste tekstschrijver?

De geïnterviewden zijn het met elkaar eens dat tekst en prijs in een aanbestedingstekst minstens even belangrijk zijn. Sommigen denken dat tekst steeds belangrijker wordt. De geïnterviewde tekstschrijvers rapporteerden overigens ook de hoogste scoringspercentages (50-80%).

Andere geïnterviewden zeggen juist dat dat het belang van tekstschrijvers verandert: “Een paar jaar geleden leek het alsof degene met de beste tekstschrijver won. Nu veel bedrijven investeren in tekstschrijvers zijn de verschillen kleiner geworden”, zegt een respondent.

Een kleine aantekening voor bureaus die vooral op een ontwerp worden beoordeeld, zoals architectenbureaus. Dan is een goed plaatje misschien wel van groter belang dan de tekst. Voorwaarde is dan wel dat de bijbehorende tekst goed aansluit op het beeld.

 

Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk 

“Als een tenderaanvraag op je bureau valt als een cadeautje, dan is er iets misgegaan’, zegt een van de geïnterviewden. De voorbereiding begint al voordat de aanbesteding op Tenderned te vinden is.

De geïnterviewden die een gestroomlijnde voorbereiding bij een aanbesteding volgden, hebben hogere scoringspercentages. Het meest uitgebreide voorbereidingsplan telt 9 stappen (met een scoringspercentage van meer dan 50%). Het kortste 2 stappen (scoringspercentage 5-10%).

De kans op het winnen van een aanbesteding lijkt groter te worden als:

  • de te nemen stappen duidelijk op papier staan
  • de taken helder verdeeld zijn
  • duidelijk is voor wie je schrijft
  • er voldoende tijd is voor review
  • één persoon eindverantwoordelijk is voor de output

 

Conclusie: een goed verhaal met een overtuigende tekst

Om een aanbesteding te winnen moet je uiteraard een inhoudelijk goed verhaal hebben dat aansluit op de vraag van de uitvrager. Maar wat is de toegevoegde waarde van een aanbestedingstekst om het aanbod op een overtuigende manier voor het voetlicht te brengen? Ik kom tot de volgende, voorzichtige conclusie.

Een winnende aanbestedingstekst is altijd maatwerk: afgestemd op de klant met zijn specifieke vragen. Een gedegen voorbereiding en voldoende tijd vormen de basis voor een tekst op maat. Daarnaast helpen goede schrijvers die vanaf het begin betrokken zijn. Zij verplaatsen zich in de lezer en overtuigen hem (of haar) met aansprekende voordelen en resultaten.

 

Essentieel is dat de beoordelaar van de tender in een aanbestedingstekst eenvoudig het antwoord kan vinden waaraan hij of zij punten moet toekennen. Een overzichtelijke structuur, die verder gaat dan alleen het herhalen van de kopjes uit de leidraad, is daarbij doorslaggevend.

 

© Suzanne Meijles

Plaats jouw reactie.