Aanbesteding: 3 tips om snel je tekst te verbeteren

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

3 tips om tekst aanbesteding te verbeterenEen aanbestedingstekst schrijven is lastig. Om meerdere redenen. Je weet bijvoorbeeld niet precies wie je lezer is. Ook heb je vaak geen gesprek, alleen een leidraad. En de antwoorden op de vragen die jij stelt in de vragenronde, lezen je concurrenten ook. Hoe kun je jezelf dan onderscheiden met een aanbestedingstekst?

 

Uiteraard is het belangrijkste om inhoudelijk een sterk verhaal te hebben met goede referenties. Hoe meer vergelijkbare projecten je hebt gedaan, hoe groter de kans op het winnen van een aanbesteding of tender. Ik ga er nu niet op in of dat een eerlijke manier is. Het is op dit moment de werkelijkheid.

 

Maar zelfs als je de inhoud goed op orde hebt, dan is het een kunst om je te onderscheiden van je concurrenten in een aanbestedingstekst. Een van de manieren is op de vorm. Een heldere aanbestedingstekst die prettig leest, kost een beoordelaar gewoonweg minder moeite.   Hoe schrijf je een aanbestedingstekst waarin je een beoordelaar snel naar de passages leidt die voor hem (of haar) belangrijk zijn?

Hieronder lees je 3 tips. Die tips gelden trouwens niet alleen voor teksten voor een aanbesteding. Vrijwel elke tekst verbetert als je de adviezen toepast.

 

Tip 1: Herhaal de kernwoorden uit de aanbestedingsleidraad in de tekst

In de leidraad en in de toelichting lees je welke onderwerpen de aanbestedende dienst belangrijk vindt, in zijn woorden. Een valkuil die ik regelmatig tegenkom in teksten voor een aanbesteding is dat een potentiële opdrachtnemer liever eigen woorden gebruikt. Bijvoorbeeld in de leidraad vraagt de aanbestedende dienst:

Beschrijf specifiek op welke wijze inschrijver borgt dat de criteria worden behaald en continu worden verbeterd.

Een beoordelaar wil snel zien waar hij iets vindt over ‘Borging’. Dan is het niet handig om een kopje met als titel ‘Proces’ te gebruiken.  Dan kan hij lang zoeken. Gebruik daarom liever als kopje bijvoorbeeld:

‘Borging proces’

of

‘Continue borging’.

Zo maak je het de beoordelaar gemakkelijk de juiste tekst te vinden bij zijn vraag. Je kunt ook het kopje aanvullen met jouw belofte. Bijvoorbeeld

‘Borging proces door … [jouw oplossing]’

 

Tip 2: Breng lucht in je tekst

Je bent in een aanbesteding altijd gebonden aan een vast aantal woorden of pagina’s. Dat werkt vaak inde hand dat schrijvers zo veel mogelijk tekst op een pagina proberen te krijgen.

Witregels sneuvelen als eerste.

Toch zijn die witregels enorm belangrijk om lucht te krijgen in je tekst. Als je een stuk tekst hebt van meer dan 10 regels, wordt dat voor de lezer een tekstbaksteen. En die liggen zwaar op de maag. Jouw tekst is namelijk niet de enige tekst die de beoordelaars lezen bij een aanbesteding.

Door witregels geef je je lezer wat adem. Dan kan hij nadenken over wat je hebt geschreven en veel gemakkelijker scannen naar jouw antwoord op zijn vraag.

Heb je te veel woorden? Denk dan aan de stelregel van Stephen King. Als hij zijn manuscript af heeft, is het zijn doel de tekst minimaal 10% in te korten. Het lukt hem altijd. Ik heb van andere schrijvers wel eens gehoord dat elke tekst ook met 30% minder woorden toe kan.

Kortom: zorg voor veel witregels, na elke alinea één. En als dat niet lukt na je eerste versie, dan ga je schrappen in je tekst totdat het wel lukt.

 

Tip 3: Schrijf wat je bedoelt Schrijf concreet, helder en begrijpelijk. Dus geen 18e eeuws, zoals

‘de randvoorwaarden welke wij schetsten in de vorige paragraaf’.

Schrijf zoals je zou willen spreken. In verzorgde spreektaal wordt dat:

‘de randvoorwaarden die u las in de vorige paragraaf’.

 

Schrijf daarnaast ook wat je inhoudelijk bedoelt. Woorden als ‘regelmatig’ horen niet thuis in een tekst voor een aanbesteding of tender. Wat is dat ‘regelmatig’? Eens per dag, eens per week of eens per maand? Hetzelfde geldt voor het woord ‘worden’. Dat maakt dat in die zin vaak niet helder is wie iets gaat doen. Kijk maar eens naar het volgende voorbeeld:

Er wordt wekelijks overlegd waarvan ook een verslag wordt gemaakt.’

Wie vergaderen er hier? En wie maakt dat verslag? Het komt veel duidelijker over als je schrijft:

‘Wekelijks overleggen vertegenwoordigers van alle betrokken partijen. Wij zorgen (Of: Inschrijver zorgt) ervoor dat u hiervan een verslag ontvangt.’

Concurrenten bij een aanbestedingstekst

Wat gebeurt er nu als je concurrenten deze tips ook lezen (en ze succesvol toepassen)? Die vraag werd me laatst gesteld tijdens een mini-workshop die ik gaf over het verbeteren van teksten voor aanbestedingen.

Wat gebeurt er als iedereen helder, concreet en toegankelijk zijn beloften in een aanbesteding kan verwoorden? Dan gaat het erom wie het beste de klantvraag inhoudelijk weet te beantwoorden.

Maar je kunt ook de vraag stellen: welke voorsprong heb je als je concurrent de bovenstaande tips niet toepast en jij wel?
Het zijn eenvoudige ingrepen die je misschien net die paar punten verschil opleveren waarmee je een aanbesteding of tender wint.

 

Dit artikel verscheen eerder als gastblog op MargrietHilde. Ik ben nieuwsgierig naar jouw ervaringen met aanbestedingsteksten. Wil je ze met me delen? Je kunt hieronder je reactie achterlaten. Alvast bedankt.

3 reacties op Aanbesteding: 3 tips om snel je tekst te verbeteren

  1. Hi Suzanne Meijles, Bedankt voor de handige tips. Ik vraag mij af, zijn deze tips alleen voor aanbestedingsteksten? Of kan ik ze overal toepassen?

    • Suzanne Meijles schreef:

      De tips zijn zeker ook toe te passen op andere teksten. Maar de eerste tip moet je dan wel iets aanpassen.

      Formuleer een kopje altijd zo dat een lezer direct weet of hij (of zij) de tekst eronder wel of niet moet lezen. Dat betekent dat je kopje vaak langer is dan één woord. Ook beschrijf je concreet wat er onder het kopje te vinden is.

      Dus niet: ‘Algemeen’, maar liever: ‘Aanleiding voor dit project’.

  2. Franz Simonetti schreef:

    Toen ik aan je artikel begon, dacht ik …waarom moet ik dat (van mezelf) nou doorlezen?…, maar tegen het einde aan dacht ik …goed om die tips weer even door te nemen en na te blijven denken bij wat en hoe je iets opschrijft!!!…
    Bedankt voor je frisse taalgebruik.

Plaats jouw reactie.